Note de frais à imprimer : modèle avec tableau et kilomètres

Comment utiliser ce modèle de note de frais

Remplissez une note par mission ou par mois, selon la règle de votre entreprise. Chaque ligne correspond à une dépense et à un justificatif numéroté (ticket, facture, reçu), agrafé derrière la note dans l'ordre. Indiquez la TVA quand elle apparaît sur la facture : l'entreprise la récupère sur les repas, l'hébergement des tiers, le carburant selon le véhicule, à condition que la facture soit à son nom pour les montants supérieurs à 150 € HT. Pour les trajets en véhicule personnel, appliquez le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale (il dépend de la puissance fiscale et de la distance annuelle) ; vérifiez le barème de l'année sur impots.gouv.fr.

Signez, faites valider par votre responsable, puis transmettez à la comptabilité. Le remboursement n'est ni un salaire ni un avantage : il n'est pas imposable pour vous tant qu'il correspond à des frais réels, professionnels et justifiés.

Mentions et règles à respecter

• Identité du demandeur, entreprise, période, objet de la mission.
• Pour chaque dépense : date, nature, description avec le motif professionnel et les personnes invitées pour un repas d'affaires, montant TTC, TVA, numéro du justificatif.
• Pour les kilomètres : date, trajet, motif, distance, puissance fiscale, barème appliqué (la carte grise et l'assurance du véhicule peuvent être demandées).
• Total, avance déduite, net à payer, attestation d'exactitude et signatures.

Le remboursement au réel exige un justificatif pour chaque dépense ; sans lui, l'URSSAF peut requalifier le remboursement en salaire soumis à cotisations lors d'un contrôle. Une entreprise peut aussi verser des allocations forfaitaires (repas, grand déplacement) dans les limites publiées par l'URSSAF, sans justificatif de dépense mais avec preuve de la situation. Les notes de frais et leurs justificatifs se conservent au moins six ans pour l'administration fiscale et dix ans en comptabilité ; la dématérialisation (scan ou photo) est admise si elle respecte les conditions d'archivage à valeur probante. Les bénévoles d'une association peuvent se faire rembourser leurs frais sur note, ou y renoncer pour bénéficier de la réduction d'impôt pour dons.

Cas d'usage

Salarié en déplacement : repas, train, hôtel, taxi, avec l'ordre de mission. Dirigeant de TPE : dépenses payées personnellement pour l'entreprise, remboursées par la société sur note de frais, jamais par prélèvement direct sans pièce. Bénévole associatif : frais engagés pour l'association (déplacements, achats), remboursés ou abandonnés au profit d'un reçu fiscal. Indépendant : la note de frais ne s'applique pas à soi-même ; les dépenses passent directement en comptabilité avec leurs factures. Pour suivre vos dépenses au fil du mois, un budget mensuel ou un reçu pour les petits paiements en espèces complètent la note.

Ce qu'il ne faut pas écrire

• Des dépenses personnelles glissées dans une note professionnelle : c'est une fraude vis-à-vis de l'employeur et de l'URSSAF.
• Un repas d'affaires sans le nom des invités et le motif : il sera rejeté ou requalifié.
• Des kilomètres arrondis vers le haut ou un barème d'une puissance fiscale supérieure à celle du véhicule.
• Un montant sans justificatif « perdu » : demandez un duplicata au commerçant ; à défaut, une attestation sur l'honneur peut être acceptée exceptionnellement, à la discrétion de l'employeur.
• Une note antidatée ou regroupant plusieurs mois pour rattraper un oubli : respectez le rythme prévu par l'entreprise.

Conseils d'impression

Papier A4 blanc de 80 g, impression noir et blanc, marges par défaut : une note de frais n'a besoin de rien de plus. Cliquez sur « Imprimer » : les explications et le menu disparaissent, seul le modèle sort. Un seul exemplaire suffit ; gardez une copie numérique (photo ou scan) avant de l'envoyer. La signature se fait au stylo, après impression : une signature scannée ou tapée au clavier est plus facile à contester. Pour obtenir un PDF plutôt qu'une feuille, choisissez « Enregistrer au format PDF » comme imprimante (voir imprimer ou enregistrer un PDF). Imprimez en mode paysage si votre tableau comporte beaucoup de lignes, agrafez les justificatifs au dos et photographiez l'ensemble avant de le remettre à la comptabilité.